Debitorenmanagement-Software mit automatisiertem Mahnwesen für KMU

Automatisches Mahnwesen – auch automatisiertes Mahnwesen genannt – ist die softwaregestützte Abwicklung des gesamten Mahnprozesses – von der Zahlungserinnerung über mehrstufige Mahnstufen bis zur Vorbereitung einer Inkasso-Übergabe. Anstatt offene Forderungen manuell nachzuverfolgen, übernimmt ein intelligenter Workflow die Überwachung, Eskalation und Kommunikation vollautomatisch.

Das hängt von Ihrem Buchhaltungssystem ab. Lexware Office und sevDesk geben über ihre Schnittstelle keinen automatischen Zahlungsabgleich her. Sie verbuchen den Zahlungseingang wie gewohnt in Ihrer Buchhaltung, acucollect übernimmt den Status bei der nächsten Synchronisation und stoppt die weitere Mahnung. Wer den Abgleich nicht selbst anstoßen möchte, ergänzt die finAPI-Bankanbindung. acucollect liest dann die Kontoumsätze und ordnet sie den offenen Forderungen selbst zu — inklusive Teilzahlungen. Odoo 19 bringt den Zahlungsabgleich bereits mit; acucollect übernimmt den Status von dort.

Jede fällige Rechnung wird ab dem ersten Tag nachverfolgt, statt erst dann, wenn jemand im Tagesgeschäft daran denkt. Zahlungserinnerungen und Mahnstufen laufen zum vereinbarten Zeitpunkt, jeder Schritt ist im Audit-Trail dokumentiert. Wie stark sich Ihre Außenstandsdauer dadurch verkürzt, hängt von Ihrer Kundenstruktur und Ihren bisherigen Abläufen ab – das lässt sich erst an Ihren eigenen Zahlen beurteilen.

Ja, alle Prozesse von RLOX sind vollständig DSGVO-konform. Sämtliche Kommunikation, Datenhaltung und Eskalationsschritte werden rechtssicher dokumentiert. Personenbezogene Daten werden ausschließlich zweckgebunden verarbeitet und auf Servern in Deutschland gespeichert.

Nicht beim Start. Bevor der erste automatische Mahnlauf etwas versendet, sehen Sie die vorbereiteten E-Mails und geben sie frei. Bis dahin warten sie im Postausgang. Danach mahnt acucollect nach Ihren Regeln. Einzelne Debitoren können Sie jederzeit pausieren oder ganz vom Mahnlauf ausnehmen, und eine Vorschau der nächsten Mahnungen steht weiterhin zur Verfügung.

acucollect unterscheidet zwischen Unternehmen und Verbrauchern – anhand von Firmenname und USt-IdNr. oder nach Ihrer ausdrücklichen Festlegung je Debitor. Für Verbraucher ist die erste Mahnstufe kostenfrei, spätere Mahngebühren werden auf einen einstellbaren Höchstbetrag begrenzt (Standard: 2,50 €). Eine Verschärfung des Mahnverlaufs auf Grundlage eines Scores wendet acucollect nicht automatisch an, sondern schlägt sie nur vor. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Diese Einstellungen sind technische Leitplanken und ersetzen keine Rechtsberatung.

Ja. Sobald Ihr Postfach angebunden ist, sehen Sie eingehende Antworten in acucollect und können antworten, allen antworten oder weiterleiten – mit Cc/Bcc, Ordnern und Konversationsansicht. Nachrichten, die Aufmerksamkeit brauchen, etwa Streitfälle oder rechtliche Drohungen, werden markiert und Sie werden benachrichtigt.

acucollect ist heute nativ an vier Systeme angebunden: Lexware Office, sevDesk, Odoo 19 und immocloud. Die Anbindung an Sage befindet sich in Vorbereitung; wenn Sie Sage einsetzen, sprechen Sie uns auf den Zeitplan an. Je Mandant ist jeweils ein Buchhaltungssystem aktiv. Rechnungen, Fälligkeiten und Zahlungseingänge werden regelmäßig synchronisiert, sodass offene Posten automatisch erkannt werden. Individuelle Systeme binden wir auf Anfrage über unsere Schnittstelle an.

acucollect richtet sich primär an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ohne eigene Finanzabteilung oder Unternehmen, die ihre Finanzabteilung entlasten möchten. Unsere Lösungen skalieren flexibel – vom Einzelunternehmer mit wenigen offenen Rechnungen bis zum mittelständischen Betrieb mit tausenden Forderungen pro Monat.

Debitorenmanagement umfasst alles rund um Ihre Kunden als Schuldner: Stammdaten, offene Posten, Zahlungsverhalten und Kennzahlen je Kunde. Forderungsmanagement ist der Teil davon, der sich um die einzelne offene Rechnung kümmert – vom Zahlungsziel über Zahlungserinnerung und Mahnstufen bis zur Übergabe an ein Inkassounternehmen. acucollect deckt beides ab: die Debitorenakte mit Kennzahlen je Kunde und das automatisierte Mahnwesen je Forderung.

Lexware Office und sevDesk bieten selbst nur einfache Zahlungserinnerungen. acucollect ist als Mahnsoftware direkt an beide Systeme angebunden: Rechnungen und Zahlungseingänge werden regelmäßig übernommen, Mahnstufen, Fristen und Texte legen Sie in acucollect fest, und Mahnungen gehen unter Ihrem eigenen Absender heraus. Dasselbe gilt für Odoo 19 und immocloud.

Die Kennzahl DSO (Days Sales Outstanding) sinkt, wenn jede fällige Rechnung ab dem ersten Tag nachgefasst wird – statt erst dann, wenn jemand im Tagesgeschäft daran denkt. acucollect mahnt termingenau, berücksichtigt Zahlungseingänge aus der Buchhaltung und zeigt DSO, Überfälligkeitsquote und Mahnstatus im Dashboard. Wie Sie die Kennzahlen berechnen und senken, erklärt der Ratgeber Debitoren-KPIs.

Eine Debitorenmanagement-Software für KMU sollte drei Dinge können: offene Posten direkt aus der Buchhaltung lesen, Mahnstufen automatisch versenden und Zahlungseingänge zuordnen. acucollect ist dafür an Lexware Office, sevDesk und Odoo 19 angebunden und kostet ab 49,95 € im Monat, ohne Einrichtungsgebühr.

Beim Factoring verkaufen Sie die Forderung und zahlen dafür einen Teil des Betrags. Eine Debitorenmanagement-Software mahnt in Ihrem Namen, die Forderung bleibt bei Ihnen. Das passt für Unternehmen, deren Rechnungen für Factoring zu klein oder zu unregelmäßig sind.